地方文化项目常见的难点，不是没有素材，而是素材分散在文件夹、纸质档案、采访录音和不同人员手中。正式创作前，应先建立统一目录，明确每一份资料来自哪里、由谁提供、能否公开以及适合用于哪些场景。
资料清单至少应记录名称、类型、来源、时间、地点、人物、内容摘要、权利状态和原始文件位置。历史照片、地图、地方志、非遗影像和口述材料的审核方式不同，不能只用一个“可用”标签笼统处理。
授权管理需要区分所有权与使用权。照片由谁拍摄、人物是否同意公开、音乐和字体能否商用、第三方平台素材允许怎样传播，都应留下文件或沟通记录；授权范围不明确的素材应暂缓进入公开成片。
数字采集还要统一技术规格。图片分辨率、色彩、文件格式，视频的画幅、帧率、声音质量，录音的采样和降噪，都关系到后续修复、剪辑、展陈和长期保存。原始文件应保留，处理后的版本另行存放。
AIGC可以用于风格预演、缺失场景的概念表达和多版本延展，但输入资料与生成结果都要记录。涉及真实人物、历史事件和地方标志时，需要区分“史料还原”“艺术想象”和“宣传表达”，避免生成画面被误认为原始记录。
版本管理建议按项目、内容模块、审核阶段和用途命名。脚本、分镜、样片、修改意见和最终成片应能相互对应，官网版、展厅版、横版和竖版也要标明来源，防止发布时使用未确认文件。
项目验收不应只检查最终视频是否能播放，还应同时检查资料目录、授权文件、审核记录、源文件、交付版本和后续更新说明。这样，一次文化传播项目才能沉淀为可持续使用的数字内容资产。